.png)
העמקה בשלב היישום
אחרי תקופה ארוכה ואינטנסיבית של בנייה משותפת, עוברת השותפות שלב, ומתחילה העבודה הקונקרטית לקידום המשימה. שלב זה מאופיין לרוב בעיקר בהתקדמות עצמאית של בעלי התפקידים השונים בתוכניות העבודה, ובמעט מפגשים משותפים. לכן, חשוב לכונן שגרות עבודה שתומכות בהתקדמות המשימה ומוודאות תקשורת אפקטיבית ומעורבות של כלל השותפים.
פגישות משותפות
פגישות משותפות חיוניות במיוחד לשמירה על שגרות עבודה בריאות. הן מהוות הזדמנות לבחון את קצב התקדמות השותפות, ולתקף או לשנות מנגנוני עבודה כנדרש. בנוסף, המפגשים המשותפים הם לרוב הפלטפורמה הטובה ביותר לניהול דיוני עומק, לקבלת החלטות מורכבות או לליבון מקרים של חוסר הסכמה. ולבסוף, ההזדמנות של כלל הצוות להתכנס יחד "מחזירה" את השחקנים השונים מעיסוקי היומיום בחזרה למטרות לשותפות, ומסייעת לשמור על כלל השחקנים מעורבים ורתומים.
דגשים בקביעת הפגישות המשותפות:
-
מפגשים משותפים צריכים להיות חלק אינטגרלי בתוכנית העבודה. זוהי אבן דרך חוצה לאורך כל שלבי העשייה, ועליה להתבטא בתוכנית העבודה בהתאם. מומלץ לקבוע את תאריכי המפגשים מראש כדי שכל השותפים ישריינו ביומנים ותוכלו להבטיח נוכחות גבוהה.
-
תדירות המפגשים ואורכם תלויים במידת המעורבות של השותפים ובקצב ההתקדמות של המשימה. גם בשותפויות בהן ההתקדמות איטית והמעורבות נמוכה, מומלץ לכל הפחות ליצור ארבעה מפגשים משותפים בשנה, אחת לרבעון. בשותפויות אינטנסיביות יותר, כדאי לשקול כמות רבה יותר של מפגשים. מאידך, קביעת מפגשים צפופים מדי שלא בהלימה לצרכי השותפים והשותפות, עלולה להעיק על השותפים או לגרום לתחושה של דריכה במקום. קבעו כמות מפגשים שתבטיח השתתפות מקסימלית של השותפים ותתאים לצרכיהם.
-
חשבו על המיקום הגיאוגרפי של המפגשים. נצלו את המפגשים גם להכיר טוב יותר את השותפים או להגביר מעורבות של שותפים פחות אקטיביים דרך התארחות בארגוני השותפים השונים. חלק מהפגישות יכולות להיות מקוונות כמובן. יחד עם זאת, אם השותפות אינה נפגשת לעיתים קרובות או אם המפגש צפוי לעסוק בנושאים רגישים, נפיצים או מורכבים במיוחד, מומלץ שהפגישה תהיה פנים מול פנים.
-
זמנם של השותפים יקר. פגישות משותפות הן אמצעי עבודה, ולא רק אמצעי לחיבור מחדש של השותפים. לכן, מומלץ שכינוס השותפים לא יכלול רק עדכונים שוטפים, אלא יוקדש לסוגיות הדורשות את דעתם ואת הכרעתם של השותפים -בדיקה ותיקוף של הנעשה עד כה, ו/או הצפת נושאים חדשים. מה קבענו שנעשה עד עכשיו? האם הגענו לשם? למה לא? אילו אתגרים אנו מזהים קדימה? האם נדרש שינוי בתוכנית העבודה / בחלוקת התפקידים / בשיטת העבודה שקבענו?
-
ויחד עם זאת, ניתן להקדיש חלון זמן קצר מהמפגש המשותף גם לפעולות היכרות וחיברות, שחשובות ליצירת הרתימה. זכרו שזהו רק אמצעי תומך ולא המטרה עצמה.
-
האחריות הרוחבית לכינון שגרות עבודה היא של מנהל.ת קהילה מיטיבה ברשות. בעלי התפקידים האחרים יהיו אחראים על היבטים ספציפיים או על דיווחים מסוימים, על בסיס חלוקת התפקידים שקבעתם.
תקשורת פורמלית - מנגנוני דיווח ושקיפות
מטרת הדיווחים היא ליצור שקיפות ולהגביר מעורבות של כל הנוגעים בדבר.
דגשים בקביעת מנגנוני הדיווח והשקיפות:
-
הדיווחים יכולים להיות במבנים שונים: ישיבות שוטפות, דוחות מילוליים מפורטים, פירוט תכנון מול ביצוע תקציבי או בכל פורמט אחר. העיקר שישרתו את מטרות השותפות.
-
חשבו באיזו תדירות ומתי חשוב לערב את השותפים. התייחסו גם לאבני הדרך של השותפות וגם לנושאים ולדילמות שליתר השותפים חשוב לקחת בהם חלק
-
בהתאם לאלו, קבעו אילו דיווחים ובאיזה תדירות תעבירו לשותפים.
-
ככל שבשלב זה כבר יהיו לכם מטרות ויעדים מוסכמים ומדדי הצלחה משותפים כך תהליך הבקרה המשותף יהיה קל יותר, והדיווח יכלול תמונת מצב ביצועית ביחס להסכמות שקבעתם.
תיקוף מנגנוני עבודה שיתופיים מעת לעת
שותפות היא דבר דינמי ומשתנה. ייתכן שאופי הפעילות בשותפות ישתנה או שתגלו שחלק משגרות העבודה שקבעתם פשוט לא משרתות את השותפות. אל תהססו לשנות את השגרות שקבעתם מעת לעת בהתאם לצרכים המשתנים. מומלץ אחת לתקופה לייחד זמן במפגש משותף כדי לתקף את השגרות עם השותפים השונים, ולשנות אותן במידת הצורך כך שישקפו את סדרי העדיפות או הצרכים החדשים.
מדידה והערכה
בשלב היישום אנו צריכים לבחון האם יישומן של תוכניות העבודה מקדם אותנו לעבר היעדים והתוצאות אותן הצבנו ואליהן אנו רוצים להגיע.
מחקר הערכה ילווה את התוכנית בשלוש רמות הפעולה: רמת המערכת התומכת במהלך כולו, רמת הרשות המקומית ורמת הקהילות וחבריהן. תפקידה של הערכה לבחון את היישום ואת ההשפעה של התוכנית בכל רמות הפעולה ובהתאם ללוחות הזמנים (על בסיס המודל הלוגי- טווח קצר, בינוני וארוך).
מטרות ההערכה:
-
מעקב אחר היישום של התוכנית בכל רמות הפעולה ובעיקר ברשות ובקהילות
-
בחינת השפעת התוכנית על האופן בו פועלת הרשות המקומית ובמדדים המעידים על השפעה בתהליכי שיתוף ציבור ובאימוץ של תפיסה קהילתית.
-
בחינת השפעת התוכנית על הקהילות והחברים בהם בדגש על התחומים המשקפים את אפיקי הפעולה ואת הרצון לבחון את השפעת הקהילה על החוסן הקהילתי והאישי, איכות חיים וקידום מוביליות חברתית
-
מעורבות בבניית תשתיות וחיזוק יכולות של הרשות המקומית להיעזר בתהליכי מדידה והערכה
ההערכה תשלב מרכיבים איכותניים וכמותניים, לצד בחינה של best practices והתייחסות לשונות באוכלוסיות והבנה של אפיקי הפעולה בהן נדרשות הקהילות לפעול.
