. .
top of page
Shalav3d.png

העמקה - בניית תכנית אסטרטגית

תהליך בניית התוכנית האסטרטגית צפוי להיות מורכב וממושך, והדיונים עליה עשויים להביא להתנגשות בין גופים ואנשים בעלי מגוון דעות ותפיסות. בריבוי נקודות המבט טמון ערך עצום, הוא מרחיב את הטווח ומגוון הדרכים להתמודדות עם האתגרים ומאפשר זיהוי הזדמנויות חדשות לקידום היישוב. בנוסף, אם מנהלים אותו נכון, הוא תורם לחיזוק האמון והתקשורת בין כלל השחקנים. השותפים לתהליך נדרשים לדרג את סדר העדיפויות להתמודדות עם האתגרים שעלו בשלב המיפוי, ובהמשך להתוות את דרכי ההתמודדות ואת הפעולות הנחוצות להובלת השינוי. התוצר של שלב זה: תוכנית האסטרטגית הרב שנתית, תשמש את הרשות לטווח הארוך.

במקביל לתהליך הארוך והמתמשך של בניית התוכנית האסטרטגית, נרצה להתקדם עם השותפים בשטח וליישם 'פרקטיקות מיטיבות' המושתתות על עקרונות 'קהילה מיטיבה' באופן מידי, כלומר- להתחיל לפעול תוך כדי תנועה ב'פיילוט התנסותי', מבלי להמתין כ-10 חודשים של תהליך בניה עד שמגיעים לשלב 'היישום' בשטח. תהליך ה'פיילוט התנסותי' מורחב בהמשך לפרק בניית התוכנית האסטרטגית, אך למעשה שני השלבים מתקיימים במקביל זה לזה.

 

בניית תוכנית אסטרטגית- טווח ארוך

עקרונות בבניית התוכנית האסטרטגית העירונית:

  1. עבודה על פי רצפים וקשרים: תיאום ותקשורת של כלל המערכות העירוניות וכן יצירת תשתית ארגונית המאפשרת תיאום מהיר, חשיבה משותפת, איגום משאבים, ניהול ידע והתאמה מדויקת לצורכי התושב.ת והקהילה.

  2. עבודה מבוססת נתונים: איסוף שיטתי של נתונים ושימוש בהם כבסיס לקבלת החלטות, קביעת יעדים, בקרה ומעקב.

  3. שותפות ציבור: כל המידע של המיפוי נגיש, מקדם אוירה המעודדת את הקהילה להיות שותפה פעילה ומלאה בתהליכים, החל מהגדרת הבעיות ובנית התוכנית וכמובן גם היישום שלה בשטח.

  4. דיאלוג רב מגזרי: דיון ושיח רב מגזרי סביב הבעיות שאותן אנו רוצים לפתור והחלטה על אג'נדה משותפת.

איך עושים זאת בפועל? מפגשי בניית התוכנית:

תהליך בניית התוכנית העירונית הוא תהליך של שאילת שאלות ומתן במה לרעיונות גדולים וקטנים. מהלך העבודה בוועדה המעצבת הוא מהלך בו מתחילים מהרחבת המחשבה, גם למחוזות לא ריאליים או לא קונבנציונאליים ומשם מתכנסים. בכל מפגש עובדים בצורת משפך – מהצפה של נקודות/רעיונות להגדרה ממוקדת וברורה של הנושאים בהם נרצה לגעת בתהליך היישובי. מדובר בתהליך המאפשר לחלום חלומות ולדמיין את תמונת העתיד העירונית אליה נרצה להגיע. נדרשת כנות רבה ויכולת "להסתכל בעיניים" לאתגרים והמורכבויות של ההווה.

תהליך בניית התוכנית האסטרטגית העירונית יהיה מורכב מחמישה מפגשים של הועדה המעצבת היישובית שבמהלכם יתקיים כנס יישובי שיתופי לבניית החזון והמטרות המרכזיות של התוכנית. בנוסף יתקיימו מפגשים של צוותי העבודה שנבנו לפי אפיקי התוכנית. על בסיס תהליך העומק של מפגשי הועדה המעצבת והצוותים, תגובש תיאוריית השינוי של התוכנית ותיבנה התוכנית האסטרטגית העירונית.

משך התהליך.png
מפגשי צוותים.png

תהליך בניית אסטרטגיה רשותית

כשבועיים לאחר שוועדת ההיגוי של התוכנית תחליט על גבולות הגזרה ביישוב (מיקוד באזורים ואפיקי פעילות), תתכנס הועדה המעצבת לפגישתה הראשונה. בפגישה זו הועדה תחליט על חמישה אתגרים/כשלים/נושאים בהם היא חושבת שהתוכנית צריכה להתמקד. בתחומים אלו מנהל.ת קהילה מיטיבה ברשות והצוות המוביל ימקדו את המיפוי ועל בסיסם יגבשו תמונת מצב רשותית.

 

לאחר כשלושה חודשים, כאשר תהליך המיפוי יגיע לסיומו, הועדה המעצבת תיפגש לפגישה שנייה, בנושא חשיפת תוצאות המיפוי והתבוננות בתמונת המצב הרשותית. במפגש זה הועדה תדון ותבנה את הכנס השקה הרשותי, אליו יוזמנו כלל השחקנים המעורבים מכלל המגזרים. בכנס השקה הרשותי, שיתקיים כשבועיים לאחר מכן, יבנה החזון של הרשות לנושא 'קהילה מיטיבה' ויבנו המטרות והיעדים המרכזיים לתוכנית. תוצרי הכנס היישובי יהוו 'מצפן' המראה את הכיוון אליו אנו מעוניינים להגיע, והתוכנית האסטרטגית תיבנה בהתאם לכיוון זה.

המפגש השלישי של הוועדה המעצבת יתקיים כשבועיים לאחר הכנס הרשותי. במפגש זה תיבנה תיאוריית השינוי והמודל הלוגי של התוכנית, על בסיס החזון והמטרות שנבנו בכנס. המודל הלוגי יקבע את התוצאות הרצויות בטווח הקצר, הבינוני והארוך ויבהיר לאן אנחנו רוצים להגיע בתוכנית בכלל ובכל אחד מאפיקי הפעילות בפרט.

אחרי בניית המודל הלוגי, יתקיימו ארבעה מפגשים של כל צוות לפי אפיקי הפעולה של התוכנית (חברתי, חינוכי, אורבני, כלכלי). כל צוות יבנה את תוכניות עבודה באפיק הפעולה שלו, בהתאם לחזון, למטרות והיעדים ולמודל הלוגי. תוכניות אלו ירכיבו בסופו של דבר את התוכנית האסטרטגית הרשותית.

מבנה הצוותים

כל צוות ימנה 15-10 אנשים רלוונטיים לתחום, מתוכן יהיו מומחי תוכן, נציגים מתוך ועדת העיצוב הרשותית הרלוונטיים לנושא, נציגי הרשות המקומית, נציגי קהילות-שכונות ובעלי עניין נוספים. לכל צוות ימונה ראש תחום יישובי ע"י מנכ"ל העירייה. מדובר בתפקיד משמעותי, שיקבל מנדט להוביל את מדיניות הרשות בתחום הנבחר ולחולל שינוי בעיר. למוביל.ת התחום תהיה סמכות, אחריות ויכולת הובלה וי.תהיה אחראי.ת להוביל את צוות העבודה ביצירת יעדים אסטרטגים ובניית תוכנית עבודה ולאחר מכן להיות אמונ.ה על הפעלתה. כל צוות יקיים ארבעה פגישות עבודה, אחת לשבועיים.

כשבועיים לאחר סיום מפגשי הצוותים, הוועדה המעצבת תיפגש למפגש רביעי של חשיפת תוכניות העבודה של הצוותים לפי אפיקי הפעולה, העמקה, דיון והערות על התוכניות. תוכניות העבודה היישוביות הן כלי תכנוני - אסטרטגי ואופרטיבי המסייע לרשות להשגת היעדים המשותפים שהוצבו בתהליכי הבניה ומימוש הפעולות החשובות ביותר בצורה אפקטיבית יותר. תוכנית זו משלבת בין המימד האסטרטגי למימד האופרטיבי יישומי.  לאחר שבועיים נוספים הועדה תתכנס למפגש חמישי לגיבוש, החלטה וסגירת התוכנית האסטרטגית הסופית ותוכניות העבודה הנגזרות ממנה.

השלב הבא והמסכם של התהליך, הוא הצגה ואישור של התוכנית האסטרטגית היישובית והתוכניות הנגזרות ממנה, בוועדת ההיגוי של התוכנית.

לסיכום, התוכנית האסטרטגית תאפשר:

  1. חיזוק האחריות, הבעלות וההובלה של הרשות המקומית עם כלל השחקנים לתוצאות ארוכות טווח משותפות של העיר.

  2. בסיס ליצירת הסכמות עם כלל בעלי העניין לקידום יעדים משותפים.

  3. כלי תומך לביסוס, מינוף והטמעת יכולת תכנון ברשות המקומית.

  4. איגום ומינוף כלל הפעולות, נכסים ומשאבים לטובת הגשמת היעדים והתוצאות.

עקרונות מנחים לבניית תוכנית התוכנית האסטרטגית:

  1. הובלה ובעלות על התוכנית האסטרטגית היא של הרשות המקומית.

  2. שימושית ופרקטית - במטרה להגביר ערך ומוטיבציה לתכנון ארוך טווח בקרב בעלי התפקיד והמערכת

  3. התוכנית חייבת לכלול פעולות לחיזוק תשתיות חברתיות. וכן, תוכניות והתערבויות, השקעות (תקציב), וציר יישום (גאנט).

  4. מודולרית ורב שלבית – התוכנית היא אבן דרך, אך גם כזו הבונה יכולות ומאפשרת התקדמות בציר היישום. התוכנית תותאם ותעודכן לאורך השנה.

  5. יצירת הסכמה רחבה ותוכנית אינטגרטיבית של כלל השחקנים. התוכנית תכלול פעולות קיימות וחדשות המרחיבות הזדמנויות.

  6. פומביות התוכנית – ככל שיותר שחקנים, מעגלים ותושבים יכירו את התוכנית ככה הסיכוי שתיושם יגדל.

  7. העצמת כוחה של הקהילה ויכולתה לפעול בצורה עצמאית- רשות אשר תהיה קשובה לקולם של התושבים תיצור בתוך תוכניות העבודה מסגרת של תקציבים גמישים לשימוש הקהילה ותעודד יוזמות תושבים בתחומים שונים וברמות שיתוף שנות.

תהליך 'פיילוט התנסותי'

בניית שותפות אמיתית סביב אתגרים חברתיים משולה לריצה למרחקים ארוכים. תהליך בניית החזון, הצבת היעדים ולאחר מכן המרוץ להגשמתם והגעה לתוצאות רצויות, הן משימות ארוכות טווח. לצד זאת, תחושת 'עשייה' בשטח וחוויית הצלחה משותפת, תורמת לתחושת המסוגלות של השותפים, לחיזוק האמונה בדרך ולחיזוק האמון בהולכים בדרך זו. אם כך, במקביל לתהליך הארוך של בניית התוכנית האסטרטגית, שלוקח זמן ממושך לבנות אותה וגם התוצאות המצופות להשגה הן ארוכות טווח, נרצה במקביל לחשוב כיצד מייצרים חוויית הצלחה ותחושת 'עשייה' והתקדמות מיידית. לצורך כך פיתחנו את התהליך שמתרחש במקביל לבניית התוכנית האסטרטגית, וקראנו לה 'פיילוט התנסותי'.

כחודש לאחר הכנס השקה הרשותי בו הגדרנו את החזון, מטרות והיעדים הרשותיים, יתקיים כנס נוסף: כנס האקתון רשותי. מטרת האקתון, לקדם רעיונות ליוזמות פעולה בתחומים הרלוונטיים לתוכנית, בהתאם למיקוד האתגרים/נושאים, לתמונת המצב הרשותית ולחזון ויעדים הרשותיים שהוגדרו. בהאקתון תשב ועדה אשר תבחר את היוזמות והפעולות איתן נצא לדרך בתמיכת התוכנית. התמיכה תתבטא ביצירת קשרים, בליווי אישי וקבוצתי ובמשאבים כספיים. האקתון יאפשר הרחבת מעגלי השתתפות של הקהילה, יצירת חיבור של אנשי הקהילה ליוזמות, הזמנה לשותפות ומתן מרחב ליוזמות שלהם.

כחצי שנה לאחר ההאקתון תתבצע מדידה ולמידה על מנת לוודא התקדמות ואפקטיביות באפיקי התוכנית שבמיקוד הרשות.

 

כתשעה חודשים לאחר ההאקתון, בודקים האם יש התקדמות לקראת השגת היעדים הרשותיים: זיהוי דפוסי פעולה להצלחה או חסמים המעכבים התקדמות ומקבלים החלטה לגבי תמיכות וסדרי עדיפות לטיפול. זהו הזמן ששני הצירים (ה'פיילוט התנסותי' ו'הטווח הארוך') מתכנסים יחד לשלב בניית התוכנית האסטרטגית הרשותית. בשלב זה הוועדה המעצבת תקבל החלטה לגבי המשך קיום היוזמות של ה'פיילוט ההתנסותי'. במידה ויש יוזמות שמקדמות את היעדים הרשותיים והן מתכתבות עם התוכנית האסטרטגית שנבנתה,  ניתן יהיה להמשיך ולתמוך בהן. ואילו יוזמות שאינן מצליחות/ מתעכבות/ לא מתאימות לתוכנית האסטרטגית שנבנתה ולא מקדמות את הרשות לעבר היעדים שהציבה, לא נמשיך איתן לעבר השנה השנייה של התוכנית.

e73bde5e-88f7-4d2c-9a7b-4eade3f332d3.jfif
סטריפ חדש קהילה מיטיבה.png

כל הזכויות שמורות לקהילה מיטיבה 2023

bottom of page